Desde 2019 todas las empresas en España tienen que registrar la jornada diaria de cada persona trabajadora, y un club o escuela deportiva con un solo empleado también. En 2026 la conversación ha cambiado de «¿es obligatorio?» a «¿vale mi sistema?»: el Gobierno tramita un reglamento de registro horario digital que endurece los requisitos, y la Inspección de Trabajo lleva años pidiendo registros fiables, no hojas en la pared. Esta guía explica, sin humo, qué está en vigor hoy, qué va a cambiar y cómo cumplir en un club deportivo sin convertir cada mañana en papeleo.
Qué dice la ley hoy: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
El Real Decreto-ley 8/2019 introdujo el apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Desde el 12 de mayo de 2019 la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, que incluye el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. Tres obligaciones más acompañan al registro:
- Conservar los registros durante cuatro años.
- Tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Organizarlo y documentarlo mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta con la representación legal.
La norma no impone una tecnología concreta. Lo que sí exige la Inspección, desde su Criterio Técnico 101/2019, es que el sistema sea fiable e invariable: que no se pueda manipular a posteriori. Ahí es donde fallan el papel, el Excel compartido y, sobre todo, el chat de WhatsApp usado como registro, que cualquiera puede borrar.
Y no es solo España. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea, en la sentencia del 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank), estableció que todos los empleadores de la UE deben implantar un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada diaria de cada trabajador.
Qué cambia con el nuevo registro horario digital
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto de registro de jornada digital cuyo objetivo es cerrar las lagunas del sistema actual. Aunque el texto definitivo y su fecha de entrada en vigor pueden variar, las líneas maestras del proyecto son conocidas:
- Registro en soporte digital, con acceso inmediato y remoto para la Inspección de Trabajo.
- Identificación inequívoca de cada persona trabajadora en cada fichaje (nada de listas sin firma ni cuentas compartidas).
- Registro de pausas y de la distribución real de la jornada, no solo de la entrada y la salida.
- Inalterabilidad: cualquier corrección debe quedar trazada, sin borrar el dato original.
- Sanciones calculadas por persona trabajadora afectada, no por centro de trabajo, lo que multiplica el coste de no cumplir.
La lectura práctica para un club es sencilla: si tu registro ya es digital, identificado, con pausas y exportable al momento, el cambio normativo no te obliga a cambiar de herramienta. Si todavía va en papel, en una hoja de cálculo o en un grupo de WhatsApp, el reloj corre en tu contra.
Cuánto cuesta no tener registro de jornada
La ausencia de registro de jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales (artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas por infracción grave van de 751 a 7.500 euros según su grado, y la Inspección puede sumar además lo que derive de las horas extraordinarias no pagadas que el propio registro habría evitado. Para un club pequeño, una sola actuación inspectora cuesta más que años de herramienta.
Por qué los clubes deportivos lo tienen más difícil (y más fácil)
Un club no es una oficina. Hay monitores a tiempo parcial que entran y salen entre clases, personal de recepción con turnos partidos, mantenimiento a primera hora y dos o tres sedes. Un reloj de fichar en la pared de una sede no registra a quien trabaja en la otra, y una app que cada persona tiene que instalar y abrir es, en la práctica, una app que nadie usa.
La ventaja es que todo el mundo en un club ya está en el mismo sitio: el teléfono, y en concreto WhatsApp. Si el fichaje es un mensaje, la adopción es inmediata. La clave es que el mensaje no sea el registro, sino el teclado: el registro tiene que vivir en un sistema que lo reciba en el momento, lo identifique por el teléfono del remitente y lo guarde de forma inalterable.
Cómo cumplir en un club deportivo en una tarde
Con el control horario de Badgie, incluido en el módulo de Personal sin coste por empleado, el proceso es el siguiente:
- Activar Personal y RRHH en Módulos. Los profesores ya aparecen en la lista; se añaden recepción, mantenimiento o quien haga falta.
- Registrar el teléfono de cada persona (es su identificador al fichar por WhatsApp) y su horario pactado: horas semanales y días. De ahí salen las horas previstas y el balance.
- Elegir cómo fichan: un grupo de WhatsApp con Coach, el asistente de Badgie (el trabajador escribe ENTRADA, SALIDA, PAUSA o FIN PAUSA y recibe la confirmación al instante), el QR del centro con un PIN personal, o la app del profesor. Los tres canales alimentan el mismo registro.
- Revisar a diario quién está dentro y, a fin de mes, descargar el Excel con Resumen, Diario, Matriz, Registros y Metodología para la gestoría o la Inspección.
Cada fichaje queda con fecha, hora, canal y evidencia (el id del mensaje de WhatsApp, el escaneo del QR o la sesión de la app). Nunca se edita ni se borra: si hay un error, se anula con motivo y se añade el correcto, y la Bitácora de Badgie guarda cada cambio. Es exactamente el comportamiento que el reglamento digital va a exigir.
Preguntas frecuentes
¿Sirve un grupo de WhatsApp como registro de jornada?
Por sí solo, no: los mensajes se pueden borrar y el chat no es invariable. Sirve como canal si cada mensaje se convierte al instante en un registro inalterable en un sistema aparte, con la persona identificada por su teléfono y el mensaje guardado como evidencia. Así es como lo hace Badgie.
¿Los monitores a tiempo parcial también tienen que fichar?
Sí. La obligación alcanza a toda persona trabajadora por cuenta ajena, con independencia de su jornada. Precisamente en los contratos a tiempo parcial el registro es la prueba de que no se están haciendo horas complementarias sin pagar.
¿Qué pasa si alguien olvida fichar la salida?
El día queda marcado como incidencia. El responsable añade un fichaje manual con el motivo, que se registra como tal, con quién lo hizo y cuándo. El fichaje original no se toca.
¿Puede la Inspección pedir el registro de un mes concreto?
Sí, y conviene poder entregarlo en minutos: un Excel del periodo con las duraciones en formato de horas y una hoja de metodología que explique cómo se calcula cada cifra ahorra la mitad de las preguntas.
Badgie aporta el registro: diario, inalterable, conservado cuatro años y exportable. La validación final de tu cumplimiento (convenio, descansos, horas complementarias) sigue siendo de tu gestoría laboral; nosotros le damos el documento que necesita. Si quieres ver cómo funciona en tu club, reserva una demo.
